DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La présente déclaration de confidentialité, qui est commune à BUY WAY PERSONAL FINANCE SA ainsi qu’à BUY WAY SERVICES GEIE, ci-après dénommé « BUY WAY », a pour objet la description du traitement des données à caractère personnel dans le cadre du dossier des candidats.

  1. Types de données traitées
  2. Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse ;
  3. Données d’identification électroniques, telles que l’adresse électronique, le numéro de GSM et les cookies ;
  4. Détails personnels, tels que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité et la langue ;
  5. Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique ;
  6. Descriptions psychiques, telles que la personnalité au travers d’un test psychotechnique ;
  7. Curriculum académique ;
  8. Qualifications professionnelles, telles que les formations professionnelles et la possession d’un permis de conduire ; 
  9. Expériences professionnelles ;
  10. Affiliation/participation à des organisations professionnelles ;
  11. Publications ;
  12. Informations concernant l’emploi actuel ;
  13. Informations concernant le recrutement ;
  14. Informations concernant la fin de l’emploi ;
  15. Données relatives à la carrière ;
  16. Données relatives à l’organisation du travail ;
  17. Données salariales ;
  18. Evaluation ;
  19. Formation à la fonction ;
  20. Images ;
  21. Numéro de plaque d’immatriculation (le cas échéant) ;
  22. Données relatives à la sécurité, telles que mot de passe ;
  23. Données relatives aux activités de loisirs et intérêts.

Il n’est, par principe, jamais demandé aux candidats de communiquer des informations dites sensibles au sens de la réglementation vie privée, sauf précisément lorsque la loi l’exigerait ou l’autoriserait dans un cas particulier. C’est pourquoi, quand un candidat remplit un formulaire de candidature ou complète son profil ou échange de quelque manière que ce soit avec un membre du personnel de BUY WAY, il lui est demandé, de manière générale, de ne pas communiquer d’informations de ce type, c’est-à-dire des données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie ou l’orientation sexuelle, des condamnations pénales et des infractions.

  1. Collecte des données

Les données à caractère personnel sont collectées de diverses manières.

  1. a) Envoi d’une candidature

BUY WAY traite l’ensemble des données que les candidats transmettent lorsqu’ils remplissent un formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée.

Pour compléter ces formulaires d’inscription, les candidats sont invités à communiquer leurs données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse électronique) ainsi qu’à transmettre un CV.

Après avoir transmis ces données à BUY WAY, les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, se connecter à leur profil personnel et sécurisé afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter leur profil en mentionnant d’autres données nécessaires aux finalités qui sont exposées ci-après : expériences professionnelles, formation, langues maîtrisées, salaire souhaité, photo, etc.

  1. b) Entretien téléphonique et/ou vidéo

Lorsqu’un candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il accepte explicitement que BUY WAY utilise ces données pour le contacter par téléphone et/ou par courriel électronique afin de recevoir davantage d’informations de la part de BUY WAY et, s’il le souhaite, de donner davantage d’informations sur ses attentes professionnelles.

  1. c) Entretien de recrutement

Lorsqu’un candidat accepte de passer un entretien avec BUY WAY, il accepte explicitement que BUY WAY utilise ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, notamment par le biais de tests psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Lorsque ce qui précède implique notamment que BUY WAY désire prendre, le cas échéant, contact avec les entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat, BUY WAY demandera au candidat son consentement au préalable et par écrit.

  1. Finalités du traitement

Ces données sont traitées par BUY WAY pour procéder au recrutement de nouveaux collaborateurs et pour analyser et gérer des candidatures. Ceci implique :

  • La collecte de données via un formulaire d’inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des questionnaires de personnalités, etc. ;
  • La collecte des données à la suite d’une alerte d’éthique ;
  • La sauvegarde de ces données ;
  • La consultation de ces données ;
  • La vérification et l’analyse de ces données ;
  • La production de statistiques, d’études de marché, … ayant pour but d’améliorer l’expérience des candidats ;
  • La communication proactive de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre aux attentes professionnelles exprimées par les candidats lorsqu’ils ont complété un formulaire d’inscription et/ou leur profil.

C’est parce que le candidat a consenti à ces finalités que BUY WAY peut traiter ses données à caractère personnel. L’obtention de ces données est d’ailleurs indispensable pour permettre à BUY WAY de réaliser les finalités précitées. En effet, si ces données n’étaient pas obtenues, BUY WAY ne serait alors pas en mesure par exemple de gérer correctement les candidatures qui lui parviennent. Cela étant, puisque certains traitements de données sont uniquement basés sur le consentement du candidat, il lui est loisible de les retirer, à tout moment, sans pour autant pouvoir porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de ce consentement.

Néanmoins, une quantité de données à caractère personnel est traitée dans le cadre de l’exécution des mesures précontractuelles si nécessaire. 

Différentes données seront également traitées en raison d’une obligation légale qui incombe à BUY WAY ou lorsque le traitement est nécessaire et raisonnable pour défendre les intérêts légitimes de BUY WAY ou d’un tiers. Le cas échéant, BUY WAY en informera le travailleur en temps utile.   

 

 

  1. Partage des données

Les données des candidats ne sont partagées qu’avec :

  • Les candidats eux-mêmes ;
  • Les membres du personnel de BUY WAY ;
  • Les sous-traitants de BUY WAY (par exemple l’hébergeur informatique ou le fournisseur de l’outil de recrutement) dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions ou dans les cas prévus par la loi ;
  • Les autorités publiques dans les cas prévus par la loi.
  1. Durée de conservation des données

Lorsqu’un candidat remplit un formulaire d’inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par BUY WAY.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement du candidat concerné pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) il a manifesté un intérêt et pendant 12 mois après la fin de la ou les procédure(s) de sélection correspondante(s), ce qui permet à BUY WAY durant ce laps de temps de gérer le suivi administratif et juridique de cette candidature mais également de soumettre au candidat de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre à ses attentes professionnelles. Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps encore si ce suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.

Les candidats sont avertis par courriel électronique 4 semaine(s) avant la suppression prévue de leurs données. Les candidats peuvent alors, s’ils le souhaitent, demander explicitement à BUY WAY de conserver leurs données pour un nouveau délai de 12 mois afin de permettre à BUY WAY de les contacter proactivement pour leur proposer une offre d’emploi susceptible de les intéresser. En ce cas, la même procédure sera de mise avant la fin de cette nouvelle période de 12 mois, et ainsi de suite. En l’absence de réaction des candidats à l’issue de cette période de 4 semaines, les données seront automatiquement et définitivement supprimées.

  1. Vos Droits

Les candidats, en se connectant à leur profil personnel, ont à tout moment le droit d’accéder à leurs données personnelles de les éditer, de les corriger et de les supprimer. Il leur est également loisible de s’opposer au traitement de données à caractère personnel le concernant, y compris à un profilage fondé sur ces dispositions. Le traitement cesse alors, sauf s’il est nécessaire au respect des dispositions légales ou règlementaires. Par ailleurs, les candidats peuvent à tout retirer leur consentement quant au traitement de leurs données personnelles. Ce retrait entrainera automatiquement une suppression immédiate et irréversible de leurs données personnelles.

Moyennant l’envoi d’une demande (y compris sous format électronique) datée et signée, adressée par courrier électronique à talent@buyway.be ou par courrier ordinaire, chaque candidat peut obtenir de BUY WAY une copie (y compris sous format électronique) des données à caractère personnel le concernant, ainsi que, le cas échéant, la rectification ou l’effacement des données qui ne seraient pas exactes ou complètes, ou la limitation du traitement, et ce dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande. Cette demande est gratuite. Chaque candidat bénéficie également du droit à la portabilité de ses données. Si la demande est trop complexe et qu’il faut plus de temps pour répondre, le responsable du traitement peut prolonger le délai de deux (2) mois supplémentaires, à condition que le candidat en soit informé dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande. Également, lorsque la demande est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de leur caractère répétitif, BUY WAY peut exiger au candidat le paiement de frais raisonnables ou refuser de donner suite à ces demandes.

En cas de doute sur l’identité de la personne faisant la demande, BUY WAY peut exiger un justificatif d’identité.   

Dans le cas où BUY WAY aurait transmis les données visées à d’autres personnes, BUY WAY prendra toutes les mesures raisonnables pour informer ces personnes de la demande d’effacement de tout lien vers ces données ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.

Si un candidat souhaite introduire une réclamation, il peut le faire auprès de l’Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles, Belgique (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact)

  1. Protection des données

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center aux Pays-Bas.

Le fournisseur de l’outil de recrutement prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

La législation relative à la vie privée étant parfois adaptée et améliorée, le présent document est également susceptible d’être modifié. BUY WAY conseille dès lors de le consulter régulièrement et veillera à ce que les éventuels changements, modifications ou adaptations soient clairement notifiés.